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Was man beim Schreiben von Emailnachrichten berücksichtigen sollte?

Wenn ich ehrlich bin, muss ich gestehen, dass viele Emails heutzutage, die ich von anderen Menschen erhalte, mir die Zornesröte ins Gesicht treiben. Dabei sind der Stil oder die mangelnde Kenntnis der Grammatik noch nicht einmal das Schlimmste. Wenn man sich noch nie Gedanken darüber gemacht hat, wie man Emails ordentlich verfasst, kann man sich hier ein Beispiel nehmen. Allerdings gelten diese Regeln primär für offizielle Post. Was Freunde sich untereinander schreiben, ist allen selber überlassen.

1! Betreff
Der Betreff ist nicht die Nachricht und der Betreff ist nicht der Begrüßungstext. Schreiben sie in der Betreffzeile tatsächlich den Inhalt der Email in drei bis fünf Worten auf. Das muss nicht nur Formsache sein, sondern es hilft dem Empfänger später die Email wiederzufinden und zu katalogisieren. Eine Email ohne Betreff in einem Ordner tausender Emails zu finden, ist ein nervenaufreibendes Geduldspiel. Bedenken sie auch, dass der Betreff nicht zu allgemein ausfällt. Wenn sie an den Microsoft-Support eine Email mit dem Betreff Microsoft schreiben, kann der Support mit ihrem Problem wahrscheinlich nicht besonders viel anfangen.
Ich erlebe es außerdem immer wieder, dass ich in der Betreffzeile die tatsächliche Nachricht lesen muss. Das ist ebenfalls nervend und schlecht zu lesen. Der Text gehört in das dafür vorgesehene Feld.

2! Kurz und knapp
Am Bildschirm liest es sich schlecht. Korrekturen zum Beispiel werden meist immer noch auf Papier gelesen! Deshalb ist es gut, wenn man Emails knapp und präzise hält. Schreiben sie nicht zu viel und bringen sie alles auf den Punkt gebracht. Es ist jedem Menschen, der über 50 Emails am Tag erhält, eine Qual, lange Nachrichten am Bildschirm lesen zu müssen. Außerdem sollten sie sich so gut wie möglich an den Betreff halten (oder den Betreff bei Bedarf ändern).

3! Grammatik und Stil
Auch wenn es außer Mode gekommen ist, sollten sie wirklich auf die Grammatik achten und auf ihren Schreibstil. Eine Email, die nur so dahin getippt wurde, sagt eben auch etwas über ihre Person aus. Ein schlechter Schreibstil auch. Beides ist sehr unangenehm und kann auch zu Missverständnissen führen. Auch wenn es sehr populär ist, Alles in einer Emailnachricht klein zu schreiben, sollten sie das dringend vermeiden. Ebenso aber auch vermeiden, alles groß zu schreiben.

4! Textformatierungen nur bei Notwendigkeit
Wenn sie eine besondere Textformatierung anwenden wollen, wie zum Beispiel eine bestimmte Schriftart, sollten sie sich immer im Klaren darüber sein, dass diese Schriftart unter Umständen der andere Computer (also der Empfänger) gar nicht darstellen kann. Ebenso HTML-Emails. Am besten ist es, wenn man nur Reintextnachrichten schickt und diese nicht unbedingt speziell formatiert. Farben werden ebenfalls von Computer zu Computer unterschiedlich dargestellt.

5! Klassisch kommt gut
Die Anreden und Grußformeln haben sich zwar geändert und das „Hallo ...“ hat sich als Standard fest gesetzt, aber es kommt nach wie vor gut an, wenn man klassische Gruß- und Abschiedsformeln verwendet, wie „Sehr geehrte...“ und „Mit freundlichen Grüßen...“. Auch die Floskeln sagen etwas über ihre Person aus. Ob ihnen alles egal ist oder ob ihnen die Mühe Wert ist, sich anständig zu benehmen. Ganz auf Anreden zu verzichten ist außerdem eine absolute Unart!!!

6! Vorher nachdenken
Was auch gerne vorkommt, ist ein überhastetes Versenden von Emailnachrichten. Wenn man sich über etwas sehr ärgert oder aufregt, kann es sein, dass man Dinge schreibt, die man vielleicht gar nicht so meint. Schneller zumindest, als bei einem Brief, bei dem man erst einen Umschlag finden, frankieren und zum Briefkasten bringen muss. Vermeiden sie temperamentvolle, spontane Emails. Sind sie einmal abgeschickt, kann man sie nicht mehr löschen. Was gesagt wurde, wurde gesagt. Und wenn sie ehrlich sind, meinen sie das meistens wahrscheinlich gar nicht so, aber im Affekt platzt es aus einem heraus, nicht wahr?

7! Schutz
Niemals, aber auch niemals sollten sie Kreditkarteninfos oder Tannnummern oder Passwörter per Email verschicken. Auch keine sensiblen oder private Daten. Höchstens vielleicht, wenn sie sich hundertprozentig sicher sind, dass der Richtige sie erhält. Aber wissen sie das wirklich...?

8! Zitieren
Zitieren sie bitte niemals eine ganze Nachricht und schreiben ein „Ok“ oder „Danke“ darunter. Das ist unhöflich und macht nur viel Mühe und Müll. Zitieren sie immer nur kleine Passagen einer Emailnachricht. Und wenn sie zitieren, dann sollten die zitierten Stellen sich von ihrer eigenen Nachricht abheben. Das ist bei den allermeisten Emailprogrammen (Emailclients) natürlich schon voreingestellt.

9! Signatur
Es ist immer wieder notwendig, die Adressdaten von Personen ausfindig zu machen. Und dann ist es nicht hilfreich, wenn man die Adresse nur in einer einzelnen Email zu gesendet bekommen hat, die man dann nicht mehr finden kann. Einmal eingerichtet nimmt eine Signatur keine Zeit in Anspruch und ihre wichtigsten Kontaktdaten sind immer dabei: Postadresse und Telefonnummer. Wenn sie diese nicht mitsenden wollen (wenn sie zum Beispiel an Versandhäuser schreiben oder an Menschen, die ihre Adresse nichts angeht, können sie diese ja wieder löschen).
Eine Signatur sollte auch nicht länger als 4 bis 7 Zeilen lang sein. Das kann bei einer längeren Korrespondenz sonst nervig werden, wenn sich die Rückantwort immer wieder um eine immense Signatur verlängert.

10! Höflichkeit
Emails sind zwischenmenschliche Kontakte. Bleiben sie bitte immer höflich und respektvoll dem anderen Gegenüber. Sagen sie nicht Dinge, die sie sonst niemandem ins Gesicht sagen würden und überlegen sie sich immer, wie ihre Email dem anderen erscheinen könnte. Ironie – ganz nebenbei – funktioniert nicht immer. Das hat auch nichts mit der Intelligenz des anderen zu tun, sondern damit, ob er sie kennt oder nicht. Ironie setzt persönliches Einschätzungsvermögen voraus! Und außerdem können sie schriftlich nichts „betonen“. Lassen sie also Bemerkungen und Zweideutigkeiten, die nur verbal so zu verstanden werden können, wie sie gemeint sein sollen.
Seit langer Zeit schon hat sich der Begriff "Netikette" durchgesetzt - wie man sich im Netz verhält, um ein möglichst menschliches Miteinander zu gewährleisten. Diese Netikette gilt auch für Emailnachrichten. Halten sie sich bitte an diese, wenn sie möchten, dass auch anderen Menschen höflich und respektvoll mit ihnen umgehen!







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 Informationen 
 
Ersteller:
kandelier

Erstelldatum:
06.05.2008
Bewertung:
 

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 Kurzanleitung 
 1) Betreff gut formulieren 
 2) Die Nachricht kurz und knapp halten 
 3) Auf Grammatik und Stil achten 
 4) Vermeiden sie Textformatierungen 
 5) Klassische Anreden 
 6) Nicht übereilt handeln 
 7) Schützen sie ihre Informationen 
 8) Zitieren sie nur sinnvoll 
 9) Verwenden sie eine knappe Signatur 
 10) Achten sie auf Netikette 

 Schlagwörter 
 Email, Nachrichten, Emails schreiben 

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