Wie speichere ich mit Unterstützung von OpenOffice ein Dokument komfortabel als PDF-Dokument?

Im Alltag ist es oft notwendig, ein Dokument im PDF-Format zu verschicken. Drei denkbare Situationen sind: 1. Wir wollen ein Dokument verschicken, das vom Empfänger nicht einfach geändert werden kann (Entwürfe zur Freigabe an den jeweiligen Auftraggeber, E-Books an Interessenten, Rechnungen, ...). 2. Wir wollen ein Dokument verschicken, das von vielen Nutzern gelesen und gedruckt werden kann, unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem und dem verwendeten Office-Paket. Der Adobe Reader, mit dem PDF-Dokumente in der Regel gelesen werden, ist auf fast jedem Rechner installiert bzw. kann leicht heruntergeladen und installiert werden. 3. Es kann auch sein, dass wir ein Dokument verschicken wollen, dessen Erscheinungsbild auf jedem Rechner unverändert sein soll. Jeder Betrachter soll das Dokument genau so sehen, wie wir es erstellt haben - zum Beispiel die Aufteilung der Seiten, die Schriftarten, die genaue Lage der eingebundenen Bilder. In allen drei Situationen ist es sinnvoll, eine PDF-Datei zu erstellen und zu verschicken. Wie man PDF-Dokumente mit der Software "eDoc-Print-Pro" erstellt, hat Oliver1983 in den Anleitungen "Wie installiere ich ein PDF - Programm?" und "Wie erstelle ich ein PDF Dokument?" anschaulich beschrieben. Sehen wir uns nun an, wie man auch mit der Software "OpenOffice" ein Dokument als PDF-Dokument exportieren kann. Betrachten wir darüber hinaus einige der komfortablen Zusatzfunktionen, die OpenOffice für den PDF-Export bereitstellt. Die Bildschirmfotos und Erläuterungen dieser Anleitung beziehen sich auf die Version 2.4.1 des kostenfreien Office-Pakets "OpenOffice".

1.

Wir öffnen OpenOffice und erstellen zunächst das Dokument genau so, wie es erscheinen soll. Hier im Beispiel eine Reiseplanung - eine kleine, unkomplizierte Textdatei, mit der Textverarbeitung "OpenOffice.org Writer" des Office-Pakets "OpenOffice" erstellt.

2.

Nun beginnt der Export. Unter "Datei" den Menüpunkt "Exportieren als PDF ..." anklicken.

3.

Es erscheint das Menü "PDF Optionen" mit sinnvollen Standardeinstellungen, die man individuell anpassen kann. Auf der Lasche "Allgemein", kann man unter "Bereich" zum Beispiel auswählen, ob im PDF-Dokument alle Seiten, nur bestimmte Seiten oder auch ein bestimmter markierter Bereich des Dokuments enthalten sein sollen.

4.

Unter "Grafiken" entscheide ich mich hier für die verlustfreie Komprimierung des eingebundenen Bildes. Dadurch wird die PDF-Datei zwar etwas größer als bei der Standardeinstellung "Qualität 90%", jedoch erscheint das Bild bei verlustfreier Komprimierung genau so scharf, wie ich es eingebunden habe. Das kann oft sinnvoll sein.

5.

Auf der Lasche "Anfangsdarstellung" kann man festlegen, wie der Betrachter die PDF-Datei nach dem Öffnen sehen soll. - Soll nach dem Öffnen ein bestimmter Bereich angezeigt werden, zum Beispiel Seite 5? Dann kann man den Zähler "Öffnen auf Seite" auf den Wert 5 stellen. - Oder soll das Dokument in einer bestimmten Größe angezeigt werden? Das kann man unter "Vergrößerung" einstellen. - Soll ein bestimmtes Layout angezeigt werden, zum Beispiel Doppelseiten? Die Einstellung hierfür findet sich unter "Seitenlayout".

6.

Auch auf den Laschen "Benutzeroberfläche" und "Verknüpfungen" finden sich interessante Einstellmöglichkeiten. Es lohnt sich, diese einmal in Ruhe zu betrachten und zu erforschen. Hier in der Anleitung geht es weiter mit der Lasche "Sicherheit".

7.

Auf der Lasche "Sicherheit" habe ich die Möglichkeit, ein Passwort zu vergeben, so dass nur derjenige die Datei öffnen kann, der auch das Passwort dazu hat. Ein ausreichend sicheres Passwort und sorgsamer Umgang damit sind natürlich wichtig. Das Passwort aus fünf Zeichen, das ich hier im Beispiel verwendet habe, ist für ein sicheres Passwort gewiss zu kurz.

8.

Sinnvoll kann manchmal sein, über die Rechtevergabe und das Setzen eines Rechte-Passworts bestimmte Merkmale zu erlauben oder nicht zu erlauben. So ist es zum Beispiel möglich, das Drucken der PDF-Datei nicht zu gestatten. Die Rechte können nach erfolgter Rechtevergabe mit Passwort nur noch geändert werden, wenn wieder das Rechte-Passwort eingetippt wird.

9.

Zum Schluss auf "Exportieren" klicken, Dateinamen und Speicherort festlegen.

10.

Nicht vergessen: die abschließende Kontrolle im Adobe Reader. Sieht mein Dokument im Adobe Reader genau so aus wie gewünscht, kann ich zufrieden sein und die Datei abschicken. Bei unserem kleinen Beispiel ist das der Fall.

11.

Der kurze Weg für den schnellen Export: Man kann in der Symbolleiste von OpenOffice das Symbol "Direktes Exportieren als PDF" anklicken. Hierbei werden für den Export die Einstellungen verwendet, die ich als letztes unter "PDF Optionen" definiert hatte. Hatte ich nichts definiert, gelten die Standardeinstellungen.

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